第一章  总则
　　第一条 为规范本所文件管理，统一报告文书格式及电子文档的存放，制定本办法。
　　第二条  本办法所称文件，是指基于工作需要以计算机为工具形成的对外报告文书、内部上下级管理文书，具体包括以下种类：
　　一、对客户的业务报告、函件、建议等文件；
　　二、对行业主管单位、有关行政管理机关的申请、请示、报告等文件；
　　三、本所内部上下之间的通知、决定、请示、答复及本所内部相互之间的函件等文件；
　　四、本所形成的其他与本所业务管理有关的文件。
　　第二章  客户报告文件
　　第三条 对客户的报告文件，纸张规格及页边距格式如下：
　　（一）纸张规格。设置为A4，打印文件用纸统一使用标准A4纸。
　　（二）页边距。设置为计算机默认值，即上下页边距为2.54CM、左页边距3.17CM、右页边距3.17CM。
　　（三）页眉、页角。除首页外页眉插文件名称和页次“第 页共 页”；除首页外，页角插所徽、第一行为报告签发人、起草人姓名，第二行为本所名称、网址、电话，页角与正文之间划1磅线。
　　第四条  文头、文号的格式如下：
　　（一）文头。所有对外出具的报告、建议等文件，统一为“甘肃方正税务师事务所”及英文“Fang Zheng Tax Administrator Business Office In Gan Su”。汉字为宋体初号，与页边空移行；英文为Times New Roman小二，英文与汉字上下对齐，与上一行为单倍行距。
　　（二）文号。文件编号办法如下：
　　1、鉴证业务类报告。总部出具的报告，文号格式为“甘方正税师鉴字〔   〕 号”，如为分部出具的报告，加所在市的第一个字，文号格式为“甘方正税师  鉴字〔   〕 号”，文号的字体、字号与正文相同。
　　2、代理业务类报告。总部出具的报告文书，文号格式为“甘方正税师代字〔   〕 号” 如为分部出具的报告，加所在市的第一个字，文号格式为“甘方正税师  代字〔   〕 号”，文号的字体、字号与正文相同。
　　3、咨询业务类报告。总部出具的报告文书，文号格式为“甘方正税师咨字〔   〕 号” 如为分部出具的报告，加所在市的第一个字，文号格式为“甘方正税师  咨字〔   〕 号”，文号的字体、字号与正文相同。
　　4、函件文书类。总部出具的，文号格式为“甘方正税师函字〔   〕 号” 如为分部出具的报告，加所在市的第一个字，文号格式为“甘方正税师  函字〔   〕 号”，文号的字体、字号与正文相同。
　　第五条  正文字体格式如下：
　　（一）文件标题。文件标题使用黑体三号字体。
　　（二）主送单位。主送单位使用为宋体4号加粗。
　　（三）正文排版。正文字体为宋体4号字体。序号首先采用汉字数字，字体为黑体4号，其下一级使用括号内汉字，字体同正文，再下一级使用阿拉伯数字，再下一级使用括号阿拉伯数字。最后一页没有正文的，应注明“此页无正文”。正文行距1.5倍。
　　（四）尾页编排。
　　1、附件。附件与正文之间一般情况下空一格，只有一个附件的，格式为“附件+冒号+附件名称”；有两个及两个以上附件的， “附件冒号”另起一行，按照正文里涉及附件及序号的顺序排列。
　　2、落款。落款包括事务所名称、注册税务师及业务助理和地址、报告时间构成。
　　（五）附件编排。附件为文字的，编排方法和正文相同，附件为表格的，应根据内容设置字号，字体统一为宋体，金额数字为小数点后保留两位，同时使用千位分隔符。
　　第六条  对客户的主报告文件，应根据客户需要装订封面、封底，具体规定如下：
　　一、委托人需要4分报告的，至少装订2份；
　　二、委托人需要4份以上的，至少装订3份；
　　三、向委托人报送的非主要报告。如调账建议书、管理建议书、函件等可不装订；
　　四、装订所用的材料由总部负责购买，封面、封底的式样由总部设计。
　　第八条 文件盖章前，应由起草人所在业务组的负责人审核签字（含电子签名）、然后报部门负责人审核签字（含电子签名），重大业务的报告，还应报所长审核签字（含电子签名），审核传递方式通过办公自动化系统，具体办法由总部办公室另行通知。
　　所谓重大业务项目，是指涉及业务较为复杂、金额较大或者业务项目组第一次承办的业务，或者是部门负责人认为应报所长审核的业务项目。
　　第九条  所报出的报告文书，应在打印前存放在指定文件夹，保存的文件名为“委托单位简称+报告名称+文号”。打印盖章时，应将报告及附件打包压缩转存档案管理人员计算机，审查文件审核环节是否完整，否则不得加盖印章。
　　第三章  行业行政文件报告
　　第十条 对行业主管单位、有关行政管理机关的申请、请示、报告等文件，纸张规格、页边距要求与本办法第二章第三条（一）、（二）相同。
　　页次。除首页外从第二页开始插入页次，格式为阿拉伯数字。
　　第十一条  文头、文号的格式如下：
　　（一）文头。所有对行政机关上报的报告、请示、申请等文件，统一使用套印的标准红头文件纸。
　　（二）文号。总部上报的文件，文号格式为“甘方税师〔   〕 号”，如为分部上报的文件，加所在市的第一个字，文号格式为“甘方税师  〔   〕 号”，文号的字体、字号与正文相同。
　　第十二条  文件标题使用黑体3号字，主送单位及正文使用宋体4号字加粗。正文内容使用宋体4号，行距为1.5倍。正文序号层级为第一级汉字、第二级为括号内汉字、第三级为阿拉帕数字、第四级为括号内阿拉伯数字。
　　第十三条  末页如无正文，应在左上角注明此页无正文，格式为括号内“此页无正文”；发文时间用汉字，位置在右下方，印章盖在日期的三分之一处。
　　第十四条  主题词、抄报、抄送等编排在末页的下方，按以下要求编排：
　　（一）主题词。主题词是文件标题的提炼，一般情况下由文件名称的主要词组加空格组成。编排方法是，主题词冒号主题词名称，字体为三号黑体，下面划0.5磅横线。
　　（二）抄报单位。是指文件有必要向主送单位的上级单位报送的，要注明抄报单位，编排方法是，抄报单位冒号抄报单位名称，字体为三号黑体，下面划0.5磅横线。
　　（三）抄送单位。是指文件有必要向主送单位的下级单位报送的，要注明抄送单位，编排方法是，抄送单位冒号抄送单位名称，字体为三号黑体，下面划0.5磅横线。
　　（四）拟稿、校对、打印份数及签发人。编排在最下方，拟稿为文件起草单位，校对为起草人，打印份数为文件打印的份数，签发为文件的审核签发人。
　　第十五条  文件起草人起草完成后，应报办公室负责人审核签字（含电子签名），重要、重大事项的文件，应报所长审核签字（含电子签名），文件审核传递途径通过办公自动化系统，具体办法由总部办公室另行通知。
　　第十六条  文件打印盖章前，应审核审批环节是否完整，同时应有盖章人登记发文登记簿，并将该文件从起草人计算机移存到文件管理人计算机制定位置，和发文登记簿连接，否则不予盖章。年末按档案管理办法的规定归档。
　　第四章 本所内部文件
　　第十七条 本所内部文件，是指基于本所管理所需要的一计算机形成的各种文件，包括通知、决定、请示、答复、函件以及各部门单位之间的函件等文件。
　　第十八条  本所内部文件统一无纸化传递，起草、传递、审核、送交等途径包括办公自动化系统（OA系统）、电子信箱等，不得使用QQ传递文件。
　　第十九条  内部文件的适用、起草规范、编排及格式要求如下：
　　（一）通知。通知适用于总部、各分部向其所属部本和单位及员工下发的各种工作通知。
　　1、文件名称由通知单位、通知事项构成，字体为黑体三号。
　　2、文号，如为总部下发的通知，文号为甘方税师通[]号，如为总部办公室下发，文号为甘方税师办通[]号，字体同上。
　　3、字体为宋体4号，序号编排同本办法第十三条规定。
　　4、通知按照本办法第十四条的规定编写主题词、抄报抄送、拟稿、校对、签发等内容。
　　（二）决定。决定是指基于行政、人事、财务等管理需要制作的各种决定。
　　1、决定名称由作出单位决定事项等构成，字体为黑体三号。
　　2、总部下发的决定，文号格式为“甘方税师决字[ ]号”，分部对所属业务组或业务人员下发的决定，文号格式为“甘方税师  决字[ ]号”，空格出为分部所在市的第一个字。
　　3、字体为宋体4号，序号编排同本办法第十三条规定。
　　4、通知按照本办法第十四条的规定编写主题词、抄报抄送、拟稿、校对、签发等内容。
　　（三）请示。请示是指总部向税务机关、行业主管部门及各分部、所属各单位向总部请示问题所用的文书。
　　1、请示的标题由请示单位、请示问题构成，一般情况下，一是一个请示。
　　2、总部向税务师机关及行业主管单位的请示，文号为“甘方税师请[]号”，分部及所属各单位向总部的请示，文号格式为“甘方税师   请[]号”，空格为分部所在市的第一个字。
　　3、字体为宋体4号。
　　（四）答复。答复是指总部对各分部、分部对员工所提出问题所作的书面答复。
　　1、答复的名称由答复单位、答复事项构成，为黑体3号字；
　　2、总部答复编号为“甘方税师复[]号”，分部答复格式为“甘方税师  复[]号”，空格为分部所在市的第一个字。
　　3、字体为宋体四号；
　　4、答复需要其他分部执行的，应在正文后写明抄送对象。
　　（五）函件。是指本所与其他所之间本、所内部各部门、各分部之间非上述文书以外的文件。
　　1、函的名称由发函单位、函告事项构成；
　　2、总部下发的函，文号格式为“甘方税师函[]号”，分部起草的函格式为“甘方税师   函[]号”，空格为分部所在市第一个字。
　　3、字体为宋体四号；
　　4、函需要其他分部执行的，应在正文后写明抄送对象。
　　第二十条  本办法第十九条所述通知、决定、请示、答复、函等，起草人起草后，应逐级审核签字（含电子签名），最后由单位负责人审核签字（含电子签名），然后按照办公自动化授权发到指定的位置。
　　第五章 附则
　　第二十一条  未按本办法规定编排文件的，由审核人通知改正或者自行改正，负责记录过失一次，审核人未审核发现的，下一审核环节通知其改正或者自行改正，记录上一环节审核人失误一次，复核人未复核发现的，最后一个审核环节可通知其改正或者自行改正，记录复核人过失一次，最后审核人未发现的，记录失误一次，造成不良后果的，扣发当月工资技术职务工资。每年每人记过次数达到12次，扣发50%奖金，降低一个技术职务等级一年。
　　第二十二条 未按照本办法规定及时审核、复核、最终审核文件的，印鉴管理人记录文件起草人失误一次，不得加盖印鉴，否则扣发当月技术职务工资，已报审核人审核，而审核人在8小时以内（特殊情况可视情况延长）不按时审核的，记过一次，造成不良后果的，扣发当月技术职务工资，通报批评，复核人接到应复核的文件，不按时复核的记过一次，造成不良后果的，扣发当月技术职务工资，在所在部门书面检讨，通报批评。
　　第二十三条  未按照本办法及有关制度规定的途径发送文件审核的，是为没有送到，同实记过一次，责令改正。
　　第二十四条  本办法自本所办公自动化系统正式实施时执行，未实施前，可参照本办法执行，原下发的《关于统一报告文书格式的通知》（甘方税师字[2004]01号）同时废止。
　　第二十五条  本办法由总部办公室负责解释。