各职能部、分部：

为进一步推进办公自动化建设，规范管理程序，提高工作效率，于2009年正式启用了办公自动化系统（简称OA系统，下同）。经2010年升级以后该工作系统功能更为强大完善，为了更好的使用该系统，现将有关事宜通知如下：

一、工作要求

（一）强化监督，确保运转

启用OA系统是我所信息化建设的一项重要内容，是提高工作效率、增强管理效能、降低管理成本的有效手段和途径。各部门主任要高度重视，督促本单位员工认真使用。各分部人员工作时间原则上应使OA系统处于登录状态，及时查收、处理、浏览有关报告和最新税收政策信息。

（二）结合实际，分步实施

该OA系统功能较强，涉及面广，共有18大项、80余小项功能。根据“先简后繁、先易后难、分步实施、逐步推进”的原则，结合我所实际，第一阶段使用“个人事务”、“客户管理”、“行政办公”、“人力资源”、“知识管理”四个大项的功能，其余功能鼓励使用，根据工作需要和实施进展情况逐步统一要求开通使用。

第一阶段的功能启用后，将取代“腾讯qq”系统的作用，此后我所的内部通知、会议安排、作息安排、公开信息等，凡不要求对客户或社会公众开放的，均应在OA系统里公布，另上传网站内部公告栏目。

事务所内部电子文档一律从“OA”邮箱传递，待工作流建成完善后，按照工作流程运行。

（三）加强管理，保障安全

为确保OA系统应用的安全性，所有用户的计算机务必做好防病毒、防泄密措施，各种移动存储设备在使用前必须进行杀毒处理。

目前开通的帐户仅限于我所内部人员使用，不得向他人泄露。用户名和密码要妥善保管，并定期更改密码，防止我所商业信息泄露。系统管理员要加强对用户帐号的管理，并做好数据库的安全备份工作。

二、信息管理

在OA系统发布的通知公告，凡以事务所名义发布的，由总部各职能部负责审核、发布与维护；各职部、分部就职责范围内发布的各类业务通知、公告等，由分部负责人审核，并指定专人进行发布与维护。

OA系统的客户管理，由各业务部、组负责录入、维护和管理。

OA系统的行政办公，由行政与发展部负责录入、维护和管理。

OA系统的人力资源，由人力资源部负责录入、维护和管理。

OA系统的知识管理，由各相关部门负责录入、维护和管理。

行政与发展部为OA系统的正常运作提供全面技术支持，并配合相关职能部、分部完成各类信息管理工作。

三、操作说明

（一）用户登录与退出

打开浏览器地址栏上输入“http://61.178.176.156:8080/”即可进入到登录界面。登录的用户名为每位员工的姓名汉语拼音的第一个字母，初始密码为空。第一次登录该系统时将弹出请求设置密码的提示，请用户自行设置密码（必须重新设置）。

为保证系统的安全，当用户需要较长时间离开计算机或退出OA系统时，请单击左上角的“退出”按钮退出OA系统。

（二）功能简介

1．信息传递

在线信息：查看在线人员，进行在线对话和即时消息的发送与记录查看（功能相当于QQ）。

传阅信息：在指定的范围内传阅文件信息、相互交流。

通知公告：查看相关的通知公告(授权用户可以添加通知公告)。

工作论坛：提供一个互动交流的平台，为员工提供可控的、开放性的分类专题讨论服务。

公共信息：提供常用电话、邮编区号、员工电话号码查询。

2．公共文件柜

文档管理：用于存放事务所的内部文件和公开等信息。

文档搜索：对存放的文档进行搜索。

3．日程管理

用于记录、共享个人或部门的日程安排、工作计划等。

（三）其它

1．设置与更改密码。第一次登录OA系统，系统自动弹出设置密码的窗口，用户自行设置6～8位密码。登录成功后，如需修改密码，可在菜单栏“设置”—“登录密码”中进行设置。

2．首页右侧栏目的设置和调整。进入OA系统以后，版面右侧的相关栏目用户可以自行设置。设置方法：点击栏目上的“设置”即可进入设置面板。如需对版面的显示风格进行设置，可以在菜单栏“设置”—“风格配置”中设置。

3．系统的提醒功能。登录OA系统时，首页提供了“提醒信息”栏目，提醒内容主要为用户的登录次数、待办事项（用户必须作出答复的提醒）等内容。点击相关链接，即可打开相应页面。另外在收到传阅、收到邮件和即时消息后，系统也会以窗口形式弹出提醒消息。

4. 技术支持。各分部对OA系统使用过程中遇到的技术问题或建议请和系统维护员联系。联系方式：0931-8106136。

四、其他事项

1、每月月底由系统管理员向人力资源部、财务部提供“OA”出勤统计，并按缺勤、迟到、早退扣发基本工资。（总部按照其标准执行，分部参照执行并逐步统一到该标准）

2、用户名密码必须修改，通知下发后自2月19日起还未修改密码者本人罚款50元，部门负责人罚款50元。

附件：1．OA系统快速入门

  2．“信息传递”操作说明

      3．“个人事务”操作说明

      4．“客户管理”操作说明

      5．“行政办公”操作说明

      6．“人力资源”操作说明

      7.“知识管理”操作说明

（注：附件不印发，可登录OA系统后到“公共文件柜”—“其他文件夹”处下载查看）

二○一一年二月十四日