为了加强本所业务档案管理，逐步实现档案工作的规范化、科学

化、更有效的为开展税务代理工作服务，根据《中华人民共和国档案

法》及其他有关规定，制定本制度。

    一、本制度所称业务档案管理是指业务资料的收集、整理、定卷、

归档、保管和查阅等各环节的组织管理。

    二、本制度所称业务档案指代理人员在办理税务代理业务、涉税听

证、复议案件、税务鉴证等业务过程中所形成的工作底稿，包括综合类

工作底稿、备查类和业务类工作底稿。

    三、业务档案的收集。

   （一）办理常年税务代理业务的，应在年度终了后45日内，将委托代

理协议书、综合类、备查类、业务类工作底稿、出具的各种报告、建议

书分户收集整理，交服务部。

   （二）办理单项业务的，应在业务办理完毕后10日内，将委托代理协

议书，代理过程中形成的记录，有关证明材料复印件，出具的报告等收

集整理，交服务部。

   （三）办理涉税行政处罚听证业务、税务行政复议业务的，应在办理

完毕之日起5日内，将特政处罚告知书、听证代理意见及有关证据的复印

件、行政处罚决定、复议申请书、复议决定书等收集整理，交服务部。

   （四）办理税务鉴证、认证业务的，应在出具相关报告5日内，将委

托协议，工作计划、审查认证记录、法律、法规依据及相关报告收集整

理，送交服务部。收集整理的业务档案应能全面反映经办业务的全过

程，要求字迹清晰、墨迹符合规定、纸张规格统一。

    四、业务档案主管部门，应对递交的业务档案进行认真的清查，清

查的主要内容包括：

   （一）递交的业务资料是否全面、完整、能否清楚地反映出所办理业

务的全过程，并经部门负责人签字。

    （二）递交的资料笔迹是否清晰、纸张是否规格统一。

    （三）各种复印件上是否标明与原件核对相符的字样。

    （四）其他按规定需要审查的事项。

    经审查认为不符合本制度和有关规定的，写明原因，退回送交人限

期补正，审查符合规定的，按本制度第五条规定进行整理。

    五、业务档案的整理

    经审查合格的业务资料，由档案管理部门按以下分类进行整理。

   （一）备查类资料，指税务代理人员在办理业务过程中取得或形成的

对以前或以后类似业务有证明、参照价值的各种资料，包括行业特殊规

定，与所办业务有直接关系的税收政策，主管税务机关答复等。

   （二）综合类资料，指代理人员为反映整体代理工作计划，整个代理

工作过程和最终意见结论而记录、编制的资料，包括税务师工作底稿，

代理协议书、相关的证据、出具的有关报告等。

   （三）业务类资料，指代理人员在办理单项业务过程中形成的记录、

统计表、计算表等。

    六、业务档案的立卷

    经分类整理的业务资料，由档案管理人员按以下要求立卷装订。

   （一）各类资料以区分常年和单项代理及代理项目分类，建立卷内目

录。

   （二）应以反映代理业务经办过程为先后，如先由委托代理协议书、

工作底稿、其他有关资、报告等。

   （三）卷内应附有目录，并标明页次，每卷不超过150页。

   （四）每卷封面应写明本卷内容、共计卷数、本卷序号等相关内容。

   （五）其他规定要求。

    七、业务档案立卷后，应详细登记档案登记册，记明立卷时间、所

属年度、立卷册数、档案类型及保存期限等内容。

    八、业务档案应存放在专用档案柜内，有专人保管，备查类业务档

案永久保存，业务类档案保存期不短于10年。

    九、所内人员因业务需要借阅时，应在借阅档案登记薄上登记借阅

档案名称、册数、借阅时间及借阅人和交还时间。本所以我的单位和个

人借阅的，经服务部负责人审查报主管所长审批。

    十、业务档案管理人员应恪尽职守，保证业务档案安全、完整。

    十一、本制度自2002年1月1日起执行。